OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych 

w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) a także ustawa z 10 maja 2018 r.
o ochronie danych osobowych. 

 

Administrator danych

 

Administratorem Twoich danych jest Ringer Sp. z o.o. Sp. k. z siedzibą w Kawnicach Kolonia 8B, 62-590 Golina, tel: 63 245 00 63, e-mail: biuro@ringer.pl

 

Zabezpieczenia 

 

W celu realizacji wymogów ustawowych, Administrator dobiera i stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych oraz zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, jak również przed ich przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa.

 

Nadzór nad ochroną danych osobowych

 

Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Jeżeli uznasz, że Twoje dane są nieprawidłowo przetwarzane i narusza to przepisy Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych masz prawo wnieść skargę.

 

Cele, podstawy i zakres przetwarzania danych osobowych

 

Zawsze kierujemy się zasadą minimalizacji pozyskiwanych danych osobowych. Oznacza to, że przetwarzamy w każdym przypadku tylko te dane, które są nam niezbędne, adekwatnie do celu przetwarzania. 

 

  • Możemy zatem przetwarzać Twoje dane w celach związanych z realizacją umowy, zgodnie z zasadą, która głosi, iż przetwarzanie jest zgodne z prawem, jeśli jest niezbędne w celu realizacji umowy i wiąże się z podjęciem działań także przed jej zawarciem. Co znaczy, że wszelkiego rodzaju dane osobowe przetwarzane podczas wykonywania czynności poprzedzających umowę będą podlegały także tej właśnie przesłance legalizującej. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest art. 6, ust.1, lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy). Dodatkowo możliwość takiego przetwarzania danych osobowych potwierdzana jest poprzez akceptację treści Ogólnych Warunków Handlowych.
  • Twoje dane mogą również być przetwarzane w celu przekazywania informacji handlowych, newsletterów - ale tylko na podstawie uprzednio wyrażonej przez Ciebie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO (osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych). Zgoda którą będziesz mógł wyrazić będzie zawsze osobnym oświadczeniem woli tak by była ona udzielona w zgodzie z przepisami RODO. Zawsze będziemy o nią pytać.

Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe podane dobrowolnie ale także dane zbierane automatycznie z zakresu sposobu korzystania ze strony internetowej, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. ze względu na prawnie usprawiedliwione cele realizowane przez Administratora, a w szczególności w celu marketingu bezpośredniego produktów lub usług Administratora, jak również w celu optymalizacji, usprawnienia i personalizacji funkcji strony internetowej oraz w celu tworzenia statystyk. Administrator zapewnia, że takie przetwarzanie nie będzie naruszać praw i wolności osób, których dane dotyczą ani nie będzie wywoływać wobec Ciebie żadnych skutków prawnych.

  • Jako przedsiębiorstwo prowadzimy rachunkowość, przez co ciążą na nas także obowiązki podatkowe (wystawiamy rachunki, faktury oraz inne dokumenty księgowe za wykonane przez nas usługi). W tym przypadku będziemy także zobligowani do przetwarzania danych osobowych w zgodzie z art. 6, ust.1, lit. c RODO (przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze)
  • Staramy się zabezpieczyć w możliwie najlepszy, legalny sposób swoje mienie oraz chronić osoby i poprawiać ich bezpieczeństwo na terenie naszych obiektów. W związku z powyższym stosujemy zabezpieczenia w postaci monitoringu wizyjnego. Istnieje wówczas prawnie usprawiedliwiony interes rejestracji zdarzeń w zakresie kradzieży oraz dewastacji mienia. System rejestracji zdarzeń umożliwi identyfikację sprawców oraz pozyskanie potencjalnie utraconego mienia. Twoje dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z art. 6, ust.1, lit. f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora)
  • Będziemy się z Tobą kontaktować pod podany przez Ciebie numer telefonu lub adres e-mail czy też tradycyjnie wysyłając korespondencję listowną. Będzie to miało miejsce w przypadku potwierdzenia terminu świadczonej usługi bądź jej zmiany, przypomnieniu o realizacji usługi czy przekazaniu typowej informacji związanej z obopólną współpracą. Zaliczymy do tego także drobne sprawy życia codziennego, które wpływają na zapewnienie Ci odpowiedniego poziomu świadczonych usług, gdyż jest to dla nas sprawa priorytetowa. Wówczas powołamy się na przesłankę wynikającą z art. 6, ust.1, lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą). 
  • Jako administrator danych będący jednocześnie instytucją świadczącą odpłatne usługi mamy prawo do dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej przez nas działalności gospodarczej. Jeśli już do takiej sytuacji dojdzie wówczas będziemy mieli prawo przetwarzać ujawnione przez Ciebie dane osobowe na gruncie przepisów art. 6, ust.1, lit. b i f RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą oraz przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora). 

 

Przechowywanie danych osobowych

 

Dokładamy szczególnej staranności dla ochrony praw i wolności osób, których dane przetwarzamy, a w szczególności zapewniamy, że zbierane dane są przetwarzane: 

1) zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”), 

2) w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie są przetwarzane dalej
w sposób niezgodny z tymi celami (,,ograniczenie celu”), 

3) adekwatnie, stosownie oraz w sposób ograniczony do tego, co niezbędne do celów,
w których są przetwarzane („minimalizacja danych”), 

4) prawidłowo, a w razie potrzeby dane osobowe są uaktualniane („prawidłowość”), 

5) w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. („ograniczenie przechowywania”), 

6) w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).

 

Okres przechowywania danych

 

  • Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy
  • Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń (np. w postępowaniach windykacyjnych) przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów kodeksu cywilnego
  • Po realizacji umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu dochodzenia roszczeń (np. w postępowaniach windykacyjnych) przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie (szczególnie karne), okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa którego dotyczy postępowanie. 
  • W związku z wyrażoną Twoją zgodą - do czasu odwołania zgody.
  • W związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym – nie dłużej niż 30 dni. Po czym zostaną trwale usunięte, chyba że zajdzie uzasadniona konieczność przechowywania zapisu monitoringu dla celów dowodowych w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez stosowne organy.

 

Odbiorcy danych osobowych

 

Przede wszystkim dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom upoważnionym do odbioru tych danych na podstawie przepisów prawa. Będziemy mogli je udostępnić również podmiotom z którymi zawarliśmy umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO.
W szczególności może tu dojść do powierzenia danych dostawcom rozwiązań technologicznych (dostawcy usług teleinformatycznych), organizacyjnych. Będziemy także mogli udostępnić Twoje dane podmiotom działającym w sferze obsługi prawnej oraz windykacyjnej tj. kancelarie prawne, firmy windykacyjne itp. 

 

Jakie masz prawa?

 

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Tobie prawo dostępu do treści danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, przenoszenia do odrębnego Administratora danych. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przysługuje dodatkowo Tobie prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem oraz prawo do wniesienia sprzeciwu w związku z przetwarzaniem danych. Możesz w tym celu skorzystać zarówno z komunikacji elektronicznej, telefonicznej, listownej jak
i zgłaszając się osobiście do naszej siedziby. 

 

Czy masz obowiązek podania danych?

 

Oczywiście, że podanie danych zawsze jest dobrowolne, jednakże często konieczne, aby móc zawrzeć z nami umowę, skorzystać z naszych usług czy po prostu móc kontaktować się z nami. Jeżeli jednak będziemy chcieli świadczyć Tobie dodatkowe usługi, np. marketing produktów własnych drogą elektroniczną lub telefoniczną zawsze zapytamy o zgodę a brak jej udzielenia nie spowoduje przetwarzania danych w celu chociażby realizacji umowy. Traktujemy Twoją zgodę jako dobrowolne, świadome, jednoznaczne oświadczenie woli, które w każdej chwili może być wycofane. 

 

Sposób przetwarzania danych osobowych

 

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Przetwarzamy je bowiem zarówno w wersji papierowej jak i wielokrotnie w systemach informatycznych, jednakże nie będzie to wywoływać wobec Ciebie żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na Twoją sytuację. Profilowanie danych osobowych przez stronę internetową, polega na przetwarzaniu Twoich danych (również w sposób zautomatyzowany), czego konsekwencją będzie przypisanie danemu Użytkownikowi profilu dla potrzeb dokonywania analiz lub przewidywania preferencji, jego zachowań, postaw i dostosowywania informacji przekazywanych Użytkownikowi za pośrednictwem Portali.